Entre los cambios y mejoras más relevantes en esta actualización, tenemos lo siguiente:
Actualización y mejora en la administración de los Clientes y Proveedores
ELIMINACION DE REGIONES Y NUEVA OPCION DE CATEGORIAS
Se ha renombrado la antigua sección de Regiones por la sección de Categorías.
En esta opción el usuario podrá crear todas las categorías de clientes que considere necesario para su negocio. Esta opción de categorías permitirá entre otras cosas que usted administre un listado de precios basado en la propiedad de categoría del cliente.
La creación y administración de categorías es bastante sencilla y la misma sigue el formato tradicional del xAAx®. En donde de acuerdo a su nivel de permisos usted podrá crear, modificar y eliminar categorías fácilmente.
Una vez que usted tenga las categorías deseadas, deberá asignar una categoría a sus clientes, en la pantalla de edición de clientes. Este campo es opcional por lo que no es obligatorio el uso de categorías. SI usted no establece, ni usa la opción de categorización de clientes seguirá usando el xAAx® de la misma forma que hasta ahora.
NUEVA OPCIÓN DE CONTACTOS POR CLIENTES Y PROVEEDORES
Adicionalmente se ha desarrollado la opción de CONTACTOS POR CLIENTE y CONTACTOS POR PROVEEDOR. Estas nuevas opciones del xAAx® le permiten tener cualquier cantidad de contactos asignados a sus clientes o proveedores.
Haciendo clic en el botón de acción () se puede acceder al listado de contactos por cliente o proveedor.
Los campos que se requieren para crear contactos por cliente o proveedor son:
- Código: Número identificativo inventado por el usuario
- Nombre: Nombre del Contacto
- Teléfono, Celular, Email: Como su nombre lo indica sirven para grabar los datos que corresponden, estos campos no son obligatorios
- Tipo de Contacto: Es un campo obligatorio, pero tan solo referencial e informativo.
Al tener varios contactos por cliente o proveedor usted podrá administrar de una forma más real y apropiada la información.
Una característica importante de estos contactos, es que los mismos ayudan al envío por correo de comprobantes electrónicos como facturas, notas de crédito, guías de remisión y retenciones a más de una persona como podemos observar en la pantalla de envío de comprobante, la cual se ha modificado acorde a esta nueva opción.
Para enviar el comprobante electrónico a varios contactos tan solo se debe hacer clic en la caja de verificación de los contactos a los cuales se desea enviar una copia del correo.
En esta pantalla también se ha agregado la opción de enviar una COPIA del correo al usuario que esté realizado la transacción. Esto puede ser útil para que el usuario tenga la certeza de que el correo ha sido enviado correctamente.
De igual manera que el cambio anterior, si usted no usa la nueva opción de CONTACTOS no verá afectado en ninguna forma el uso habitual del xAAx®.
NUEVA OPCIÓN DE IMPORTACIÓN/ACTUALIZACIÓN DE CLIENTES CON EXCEL
También se agregó la opción de importar clientes a través de un archivo de Excel.
Para la importación y/o actualización de clientes, el usuario deberá descargar y utilizar el archivo de Excel de template especificado en la sección de IMPORTAR CLIENTES.
El archivo de Excel tiene todas las columnas necesarias para la correcta actualización y/o importación de clientes y el mismo explica acerca de las columnas opcionales y obligatorias, así como también sobre el llenado de los campos y sus opciones.
El archivo de Excel también incluye el algoritmo de verificación de cédulas y ruc, así como la importación al xAAx® lo que asegura que la información subida al sistema esté correcta.
Arreglo de errores menores
- Se aumentó la posibilidad de enviar el reporte por email con copia al usuario solicitador del reporte, haciendo clic en la caja de verificación correspondiente.
- Correcciones menores en el ATS.
- Corrección menor el reporte de DECLARACIÓN VENTAS
- Aumento de la columna de +360 días en el reporte de CONTROL DE CARTERA
Agradecemos su ayuda y apoyo encontrado errores y/o sugerencias para el mejoramiento continuo del xAAx®.
